Saisir une demande de prise en charge AFDAS

Depuis le 15 décembre 2020, toutes les demandes de prise en charge AFDAS des intermittents et des auteurs doivent être saisies sur la nouvelle plateforme dématérialisée “MyA“. En tant qu’organisme de formation, Apaxxdesigns continue de vous fournir les éléments pré-remplis constituant votre demande de prise en charge, mais vous devrez en saisir les informations vous même dans votre espace personnel. On vous explique comment.

La première étape pour faire votre première demande de prise en charge Afdas sur le nouveau portail MyA, c’est de créer votre compte. Deux vidéos explicatives vous montrent comment faire, le process diffèrent un peu selon que vous êtes Intermittent ou Artiste Auteur. Un certain nombre d’informations vous seront demandées, parmi les quelles votre numéro de sécurité sociale, votre activité et la date de début de votre activité ( c’est à dire par exemple : depuis quand êtes vous intermittent ?) Mémorisez bien votre identifiant et votre mot de passe, car vous en aurez besoin à chaque nouvelle demande de prise en charge AFDAS.  Vous pouvez également regarder la vidéo de présentation de la plateforme qui en décrit les différents points forts : suivi de vos demandes encours et passées, demande de remboursement de frais, tout a été pensé pour simplifier vos demandes de formation et en accélérer le traitement administratif.

Une fois votre compte créé en suivant le processus décrit dans cette vidéo si vous êtes Artiste auteur, ou sur celle-ci si vous êtes Intermittent vous accédez à la page d’accueil de la nouvelle plateforme AFDAS. Pour saisir votre DPC, cliquez sur l’image “Nouvelle demande de prise en charge"

Type de demande

Après avoir cliqué sur l’icône de nouvelle DPC, cette fenêtre ne propose qu’un seul choix : Développement de compétences. Sélectionnez cette unique option en cliquant dans le rectangle.

Création de la demande de prise en charge

Dans cette première étape, il y a trois champs à renseigner :

1. Nombre prévisionnel de modules : toujours marquer 1
2. Nature de l’action : choisir Action de formation
3. Libellé du parcours : recopier l’intitulé de votre formation tel qu’il apparait sur le document AFDAS bleu ou rose que nous vous avons envoyé avec votre devis
4. Une fois ces trois champs renseignés, cliquez sur Suivant

NB : Le champ Interlocuteur de la DPC doit afficher votre nom. Le champ Type est grisé car il a été renseigné à l’étape précédente

Choix du centre de formation : recherchez apaxxdesigns

Tapez apaxxdesigns dans le champ de recherche, puis cliquez sur la loupe pour lancer la recherche.

Choisissez une de nos agences dans la liste des résultats

Nous avons plusieurs centres de formation sur le territoire, choisissez celui ou vous comptez suivre votre formation : dans l’exemple, c’est l’agence de Hyères qui est sélectionnée. Cliquez ensuite sur Valider.

Validation de votre choix

Cette page vous permet de valider le centre choisi. Cliquez sur Suivant.

Création détaillée de votre demande (1)

C’est la partie la plus délicate de la saisie de votre demande : dans le haut du formulaire, certaines informations ont déjà été saisies, d’autres doivent l’être :

1. Prestataire : il a été choisi à l’étape précédente
2. Libellé du module : vous l’avez saisi plus tôt dans le process, il s’agit de l’intitulé figurant sur le document AFDAS que vous nous avons fourni
3. Objectifs de l’action : Développement des compétences, ce choix a normalement déjà été fait au début
4. SIRET : il apparait déjà, puisque lié à l’organisme de formation
5. Nature de l’action de formation : choisissez Action de formation
6. Descriptif de l’action : sélectionnez Action de formation puis cliquez sur le triangle pour faire apparaitre votre choix dans la colonne “Sélectionné"

Création détaillée de votre demande (2)

Dans la suite du formulaire, vous allez saisir les informations suivantes :

1. Modalités pédagogiques : choisissez Présentiel, Distanciel ou Mixte selon les modalités du modules que vous avez choisi
2. Durée : indiquez la durée que vous trouverez sur le document Afdas ou notre devis. Si la modalité est mixte, indiquez la répartition.
3. Type de Certification : Aucun
4. Durée du module en heures : indiquez la durée que vous trouverez sur le document Afdas ou notre devis.
5. Durée du module en jours : indiquez la durée que vous trouverez sur le document Afdas ou notre devis.
6. Titre du CQP : restez sur “Aucun“
7. Formation Certifiante : choisissez “Non certifiante" même si vous passez une certification type AVID, Ableton. Il ne s’agit pas de ce type de certification.
8. Intitulé de la certification : laisser vierge
9. Niveau de diplôme visé : laisser sur Aucun
10. 10.Date de début et de fin : indiquez les dates que vous trouverez sur le document Afdas ou notre devis. Début des formations : 10h. Fin des formations 17h30.

Lieu et coût HT de la formation

Dans la suite du formulaire, vous allez renseigner le lieu de la formation et son coût. Attention : le lieu de la formation peut être différent de l’adresse postale du centre de formation. 

1. Remplissez précisément l’adresse : Référez-vous à l’adresse que vous trouverez sur le document Afdas bleu ou rose que nous vous avons fait parvenir avec votre devis.
2. Remplissez le champ “Dont coût  pédagogique" en vous référant à notre devis ou au document Afdas que nous vous avons fait parvenir.  Attention : indiquez le coût Hors Taxes (HT)
3. Indiquez le même montant dans le champ “Coût € HT à payer au prestataire"
4. Laissez tous les autres champs vides

Récapitulatif de votre demande

Votre demande est maintenant créée :  vérifiez que les informations sont exactes. Si vous souhaitez faire une modification, cliquez sur l’icône du crayon pour revenir en arrière.

Vérification de vos informations personnelles

Normalement, toutes vos coordonnées doivent apparaitre dans cette fenêtre. Si elles sont inexactes, vous pouvez les corriger.

Les champs doivent tous être remplis :

1. Métier ou activité principale
2. RQTH : non
3. BOETH : non
4. Catégorie : choisir dans la liste
5. Date de début de l’activité : quand avez vous acquis votre statut intermittent ou deouis quand être vous Auteur
6. Cliquez sur Enregistrer

NB : Laissez les autres champs vides, sauf si votre situation le demande (Carte de séjour)

Frais annexes

Si vous comptez demander un remboursement de frais, vous pouvez en faire la demande ici. Regardez cette vidéo explicative pour plus de détails sur les demandes de remboursement. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape de finalisation.

Ecran de finalisation

Vous voilà (presque) arrivé(e) à la fin de votre parcours de création de votre demande de prise en charge AFDAS ! Vérifiez bien et éventuellement corrigez les informations saisies (Boutons Modifier). Il vous reste 2 petites étapes à finaliser….

Finalisation fin : détails stagiaire

Si tout est OK à ce stade, vous avez trois possibilités :

1. Envoyer votre demande de prise en charge Afdas
2. Sauvegarder pour pouvoir revenir sur votre dossier (par exemple pour réunir des pièces qui vous manqueraient avant de finaliser, ou chiffrer vos frais)
3. Saisir vos frais annexes (Pensez à consulter la vidéo)

Une fois terminé, vous devez cliquer sur Envoyer.

Envoi des pièces jointes

Lors de votre inscription, nous vous avons envoyé plusieurs documents :

1. Le devis Apaxxdesigns
2. Le document Afdas pré-rempli (Bleu ou Rose suivant votre statut)
3. Le(s) programme(s) de formation

L’afdas demande également votre CV et Lettre de motivation.

Vous devez téléverser ces documents en utilsant cette dernière fenêtre, et finaliser en cliquant sur Valider.

IMPORTANT :  dans cette première version, il semble qu’il y ait un bug qui empêche de téléverser plus d’un document pour chaque catégorie. Nous avons alerté l’Afdas sur ce point, qui devrait être résolu assez rapidement. D’après nos informations, le bouton Autres justificatifs permet de téléverser plusieurs documents sélectionnés au préalable.

Si vous avez des difficultés à téléverser tous les documents fournis, vous pouvez les envoyer par mail à l’adresse de votre délégation, indiquée sur le document bleu ou rose fourni par Apaxxdesigns. Si l’Afdas remarque qu’un document est manquant, vous recevrez un mail de leur part, et il faudra leur envoyer les justificatifs demandés pour finaliser votre demande de prise en charge Afdas.

Consulter vos demandes en cours

Une fois votre demande finalisée, vous pouvez vérifier qu’elle est bien enregistrée en cliquant sur le menu “Mes demandes de prises en charge". Vos formations passées et les demandes en cours apparaissent, avec leur état dans la colonne de droite.